ANNONCE
En ny hjemmeside går i luften. Medarbejderne får adgang til et nyt CRM-system, dokumenterne flyttes i skyen, og flere arbejdsprocesser bliver digitale. Hvert projekt kan have sin egen leverandør og sin egen ansvarlige. Udfordringen viser sig ofte bagefter, når løsningerne skal fungere sammen i en almindelig arbejdsuge.
Digitalisering er nemlig ikke afsluttet, når implementeringen er færdig.
Nye medarbejdere skal have adgang til de rigtige systemer, software skal opdateres, sikkerheden skal følges, og problemer skal løses, når de opstår. Samtidig kan virksomhedens tekniske setup vokse så gradvist, at ingen opdager, hvor komplekst det er blevet.
Det gør den løbende drift til en selvstændig ledelsesopgave.
Et digitalt projekt har en slutdato – driften har ikke
Et webbureau kan udvikle og vedligeholde hjemmesiden, mens en anden leverandør står for økonomisystemet. Det kan være en glimrende arbejdsdeling, fordi specialisterne koncentrerer sig om de områder, de kender bedst.
Men virksomhedens medarbejdere oplever ikke nødvendigvis teknologien som adskilte projekter.
Når en ny kollega begynder, skal vedkommende måske have computer, mailkonto, adgang til dokumenter, CRM og en række andre tjenester. Hvis noget ikke fungerer, er det ikke altid åbenlyst, hvilken leverandør der skal kontaktes.
Problemet er derfor sjældent antallet af specialister i sig selv. Det opstår, hvis virksomheden mangler overblik over, hvor ansvaret skifter fra den ene til den anden.
En simpel oversigt over systemer, leverandører og ansvarsområder kan være et godt sted at begynde. Den kan samtidig afsløre løsninger, som ingen længere bruger, eller områder hvor to leverandører tilsyneladende forventer, at den anden tager sig af opgaven.
Alt behøver ikke ligge hos samme leverandør
Et samlet driftsansvar betyder ikke nødvendigvis, at virksomheden skal samle samtlige digitale aktiviteter ét sted. Der er god grund til at bevare specialister omkring eksempelvis webudvikling, design og forretningsspecifik software.
Det relevante spørgsmål er snarere, hvem der tager sig af den tekniske basis, som medarbejderne er afhængige af hver dag.
Det kan blandt andet omfatte:
- administration af brugere og adgange
- løbende support til medarbejdere
- overvågning af IT-miljøet
- opdateringer og vedligeholdelse
- sikkerhed og backup
- dokumentation af den tekniske opsætning.
Nogle virksomheder har kompetencerne internt og køber kun ekstern specialistviden på enkelte områder. Andre har ikke en egentlig IT-afdeling og har derfor behov for en bredere løsning. Azend beskriver begge modeller, og virksomheder, der overvejer forskellen, kan se mere om IT outsourcing her.
Det afgørende er at få grænserne gjort tydelige. Hvis en ekstern partner supplerer interne medarbejdere, bør begge parter vide, hvilke opgaver de ejer, og hvornår en sag skal sendes videre.
Vækst gør de små IT-genveje synlige
En løsning, der fungerer fint med ti medarbejdere, fungerer ikke nødvendigvis lige så godt med 40.
I en mindre organisation kan det eksempelvis være overskueligt, at en bestemt medarbejder opretter nye brugere eller hjælper kolleger med tekniske problemer. Efterhånden som virksomheden vokser, bliver de uformelle rutiner vanskeligere at administrere.
Det samme gælder dokumentation. Hvis vigtig viden om virksomhedens IT kun findes hos enkelte personer, bliver organisationen sårbar ved sygdom, jobskifte eller ferie. En mere systematisk drift kan derfor handle lige så meget om kontinuitet som om teknik.
Det er også værd at undersøge den digitale infrastruktur, før næste store projekt sættes i gang. Et nyt system skaber sjældent mindre kompleksitet af sig selv. Det tilføjer endnu en løsning, flere brugeradgange og muligvis endnu en leverandør til det eksisterende miljø.
Derfor bør spørgsmålet efter et vellykket digitalt projekt ikke alene være, hvad virksomheden skal implementere næste gang. Det bør også være, om den tekniske hverdag bag de eksisterende løsninger er organiseret, dokumenteret og bemandet til at følge med. Det er først dér, den digitale investering skal bevise sin værdi i praksis.
